Подготвителни действия на възложителя за работа с Централизираната автоматизирана информационна система „Електронни обществени поръчки“

Практически съвети

Задължение за прилагане на Централизираната автоматизирана информационна система „Електронни обществени поръчки“(ЦАИС ЕОП) и влизане в сила

Съгласно ПМС № 332 от 19.12.2019 г. за приемане на График за използване на централизираната електронна платформа по чл. 39а, ал. 1 от Закона за обществените поръчки (ЗОП) има група възложители, която е задължена да възлага обществени поръчки чрез Централизираната автоматизирана информационна система „Електронни обществени поръчки“ (ЦАИС ЕОП), считано от 01.04.2020 г.

Преди 01.04.2020 г. в Република България е въведено извънредно положение. По силата на § 12 от ПЗР на Закона за мерките и действията по време на извънредното положение, задължението за използване на ЦАИС ЕОП от посочената по-горе група възложители е отложено. След отмяната на извънредното положение, считано от 14.05.2020 г., ЦАИС ЕОП трябва да се прилага от всички възложители от средата на месец юни.

Обхват на приложение на ЦАИС ЕОП

От момента, в който за даден възложител започне да действа задължението за прилагане на ЦАИС ЕОП, всички обществени поръчки на стойности по чл. 20, ал. 1, 2 и 3 ЗОП трябва да се обявяват и възлагат единствено през електронната платформа. Това са всички видове процедури по ЗОП, както и събирането на оферти с обява и поканата до определени лица по чл. 191 ЗОП.

Единствено обществените поръчки на най-ниска стойност – тези по чл. 20, ал. 4 ЗОП, са освободени от електронно възлагане.

Подготвителни действия

Работата с ЦАИС ЕОП предполага изпълнение на поредица от действия от страна на възложителя и неговите служители, ангажирани с процеса по възлагане на обществени поръчки.

Достъп до ЦАИС ЕОП

ЦАИС ЕОП е достъпна в интернет през два електронни адреса:

• Портал за обществени поръчки – www2.aop.bg (горен десен ъгъл – ЕОП Електронни обществени поръчки); или

• директно – www.eop.bg

Техническо обезпечаване на работата с ЦАИС ЕОП – Браузъри

Работата с платформата не изисква инсталиране на специален софтуер или приложения. Най-добре тя работи с браузъра Google Chrome. При използване на браузъра Internet Explorer са възможни затруднения и непълен достъп до функционалностите на системата.

Хардуер

Относно хардуерната обезпеченост за работа с платформата не съществуват конкретни изисквания, но във всички случаи наличието на по-нова и модерна техника, с по-добри възможности, ще осигури по-голяма бързина при работа с ЦАИС ЕОП, както за експертите, които ще създават електронни поръчки, така и за комисиите, които ще разглеждат постъпилите електронни оферти.

Електронни подписи

На този етап работата с ЦАИС ЕОП не изисква масово използване на електронни подписи от страна на служителите. Няколко са действията, които налагат използването им (напр. първоначална регистрация за създаване на профил на възложител, подписване на решение за откриване на процедура или обява за събиране на оферти).

От 01.01.2021 г., когато стане задължително прилагането на модула за оценяване на офертите в ЦАИС ЕОП, всички членове на комисиите трябва да разполагат с електронни подписи. В тази връзка е препоръчително на лицата, ангажирани с възлагането на обществени поръчки, включително в качеството им на членове на комисии по ЗОП, своевременно да бъдат осигурени служебни електронни подписи.

ЦАИС ЕОП работи само с квалифицирани електронни подписи – КЕП.

Електронна поща

Електронната платформа използва система за известяване чрез имейл. В тази връзка, всеки служител на възложителя, чиито служебни задължения изискват да бъде присъединен като служител в профила на възложителя в ЦАИС ЕОП, трябва да разполага с валиден и актуален електронен адрес.

Създаване на профил на възложител в ЦАИС ЕОП

Първото задължително действие, което трябва да бъде изпълнено, е създаването на профил на организацията на възложителя в ЦАИС ЕОП. Това е т.нар. „първоначална регистрация“, в резултат от която в платформата ще бъде създаден профил на възложителя под формата на работно пространство. През него ще се обявяват електронните обществени поръчки и ще се подават офертите за участие в тях. Без регистрация, ЦАИС ЕОП не може да бъде използвана.

Не е определен краен срок за регистрация в платформата, като най-късният такъв момент е непосредствено преди първата обществена поръчка, която трябва да бъде обявена през ЦАИС ЕОП. Препоръчително е извършването на по-ранна регистрация, тъй като тя дава възможност за изпълнение на подготвителни организационни действия за реална работа при електронно възлагане.

Ако възложителят е направил регистрация в тестовия вариант на ЦАИС ЕОП преди 16.12.2019 г., тази негова регистрация след 01.01.2020 г. е запазена като профил в действащата електронна платформа (т.нар. продуктова среда). В този случай нова регистрация в ЦАИС ЕОП след 01.01.2020 г. не се изисква.

Създаването на профил на възложител в ЦАИС ЕОП е едно от действията, което изисква при извършването му да се използва електронен подпис. То може да бъде извършено от възложителя, от лице с делегирани правомощия по чл. 7, ал. 1 ЗОП или от друг служител, но задължително с използването на професионален/служебен КЕП, в който титуляр на подписа е организацията на възложителя, а автор е съответният служител. Това се изисква, тъй като при първоначална регистрация в платформата се създава профил на организацията на възложителя, като данните за нея автоматично се извличат от електронния подпис.

Когато профилът на възложителя в ЦАИС ЕОП се създава от титулярния възложител или от лице по чл. 7 ЗОП, не се изисква специално оправомощаване. Ако първоначалната регистрация се извършва с КЕП на друг служител, съгласно чл. 9ж, ал. 2 ППЗОП, се изисква оправомощаване. Това става със заповед. В случай че профилът на възложителя вече е създаден и това е направено от служител, следва да бъде издадена заповед от възложителя, с която да се потвърдят извършените действия.

Спазването на горните условия се налага поради факта, че лицето, извършващо първоначална регистрация на възложителя в платформата, автоматично става първият администратор на профила на организацията, т.е. лицето с най-пълен обем права за управление на този профил.

Качеството на „администратор“ в ЦАИС ЕОП е роля и не означава „системен администратор“. За ЦАИС ЕОП задълженията на системен администратор се изпълняват от Агенцията по обществени поръчки (АОП). В тази връзка, не се изисква или налага в ролята на администратор на профила на възложителя да се определя ITспециалист.

Създаването на профил на възложителя в ЦАИС ЕОП преминава през две стъпки:

• регистрация – извършва се чрез попълване на определен набор от данни за възложителя, неговия вид и характера на дейността му съгласно ЗОП;
• активиране на профила – извършва се чрез линк, получен по електронна поща от служителя, изпълнил действията по регистрация.

След създаване на профила, същият трябва да бъде активиран в рамките на 48 часа. В противен случай действията по регистрация се извършват отначало.

В случай на затруднения при регистрация или активиране на профила, съдействие следва да се потърси от АОП на телефон 0700 17 151.

Организация на създадения профил на възложителя в ЦАИС ЕОП

След като бъде създаден профилът на възложителя, лицето, което е извършило първоначалната регистрация, става първият администратор на профила. Едно от действията, които той трябва да извърши, е да присъедини поне още един администратор.

Препоръчително е профилът да не остава с един администратор. Няма ограничение в броя администратори, като е подходящо сред тях да са титулярният възложител и упълномощеното лице по чл. 7, ал. 1 ЗОП, ако има такова. Тъй като ролята на администратор предполага изпълнение на поредица от технически дейности по организация на профила в ЦАИС ЕОП, би било правилно един от администраторите да е служител, който носи основната отговорност за подготовка и възлагане на обществените поръчки. Кой ще бъде този конкретен служител, зависи от вътрешната организация и разпределението на функциите във възлагателния процес.

Добавяне на втори/нов администратор

Първият администратор (който възниква автоматично при първоначалната регистрация в ЦАИС ЕОП) трябва да изпрати по електронна поща покана за присъединяване на нов служител в профила на възложителя. Това става през секция „Служители“ с бутон „Добави“. В прозореца, който се отваря, се попълва валиден мейл на лицето, което ще бъде поканено да се присъедини към профила на възложителя. С бутон „Изпращане“, поканата се изпраща до лицето.

При получаване на поканата, която има срок на валидност от 2 месеца, поканеният изпълнява стъпките за личната му регистрация в ЦАИС ЕОП. Те не изискват използване на електронен подпис. След приемане на поканата, съответното лице е добавено в секция „Служители“ и има достъп до профила на възложителя.

При наличие на поне още един добавен служител, първоначалният администратор отива в секция „Роли“, подраздел „Администратори на организацията“ и с бутона „Добави нов“ избира от появилия се списък на служителите кой да бъде добавен като втори или следващ администратор.

Ако профилът има само един администратор и той напусне, замяната му с нов не може да се извърши самостоятелно от възложителя, а изисква съдействие от АОП.

Роли

В профила на възложителя в ЦАИС ЕОП е налична секция „Роли“. В нея платформата е предвидила две роли – „Администратори на организацията“ и „Служители“. Това са т.нар. „системни роли“, които не могат да бъдат изтривани или променяни от възложителя.

Администратори на организацията

При отваряне на ролята „Администратори на организацията“ са видими всички служители, които изпълняват ролята на администратор в профила на възложителя. За да може едно лице да има ролята на администратор, той първо трябва да е присъединен като служител, по начина, описан по-горе (през секция „Служители“, изпращане на покана по имейл и приемане на поканата). Когато служителят е и администратор, върху иконата с името му в ЦАИС ЕОП има синьо кръгче с бял щит.

Под полето със служителите, които са в ролята на администратори, са изброени множество права, групирани в раздели – напр. „Организация“, „Папка на организацията“ и др. При администраторите всички права са маркирани автоматично от платформата с отметка. Препоръчително е тази настройка да не се променя, т. е. да не се отнемат права на администраторите, тъй като целта е те да имат неограничена възможност за управление на профила на възложителя. В някои случаи, ако се отнемат част от правата и тази промяна се запази, може да се стигне до ситуация правата да не могат да бъдат възстановени. Това отново ще наложи съдействие от АОП.

Правата в ЦАИС ЕОП също са системни, т.е. зададени са от системата и не подлежат на промяна. Единственото, което може да се направи с тях, е да се предоставят или отнемат, но не и да се изтриват, допълват или редактират.

Друга важна особеност на правата в електронната платформа е, че те принадлежат към дадена роля. По тази причина всички лица, които са присъединени в съответната роля, имат винаги еднакви права. Не е възможно част от лицата в ролята да имат по-малък, а други – по-голям обем права. Тази особеност е важна при преценката кои лица в каква роля да се присъединят, тъй като ще могат да извършват едни и същи действия.

Служители

При отваряне на роля „Служители“ в раздела не се съдържа конкретна информация, като е указано, че „Членовете на тази роля не се управляват оттук“.

Всеки, за който се преценява, че трябва да има достъп до профила на възложителя и до неговите електронни поръчки, задължително трябва да бъде присъединен като служител. Това се прави от администратора на профила (ако са повече от един – всеки може да го направи) през секция „Служители“ с изпращане на покана по електронна поща.

Необходимо е да се отчита, че за ЦАИС ЕОП понятието „служители“ не означава само лица, които са в трудово или служебно правоотношение с възложителя. „Служители“ стават всички, които имат достъп до профила на възложителя в платформата. Това основно са реалните служители на възложителя, но могат да бъдат също и външни лица като консултанти, привлечени експерти в комисията или др., на които по една или друга причина се налага да бъде осигурен достъп до информация за всички или за някои от електронните поръчки.

Присъединяването на служители към профил на възложител не изисква използване на електронен подпис нито от страна на поканващия администратор, нито от страна на приемащия поканата.

Лицата, присъединени като служители в профила на възложител, не могат да бъдат изтривани. Единствената възможност за лишаването им от достъп до профила е чрез тяхното блокиране. Това действие може да се извършва от администратора на профила. Към блокиране трябва да се прибягва при напускане на служители или при отпадане на основанието за достъп до профила на възложителя. Блокираните служители са видими в последния раздел на секция „Служители“, като по всяко време, при необходимост, могат да бъдат разблокирани от администратора на профила.

Създаване на нови роли

Всички присъединени служители трябва да бъдат разпределени в роли. Това действие също се извършва от администратор.

Извън системните роли „Администратори на организацията“ и „Служители“, всички други роли трябва да бъдат създадени. Технически това се прави през секция „Роли“ с бутон „Създай роля“. След отваряне на информационната карта се задава име на ролята, присъждат се права чрез маркирането им и се присъединяват служители (същите вече трябва да са въведени в секция „Служители“), които ще изпълняват съответната роля. Всички служители в дадената роля имат винаги еднакви права. Правата, които могат да се предоставят, са зададени от системата и не могат да се променят или допълват.

Допълнителните роли в профила на възложителя се създават от администратор, но това действие не може да бъде резултат от негова преценка. В изпълнение на чл. 9ж, ал. 3 от Правилника за прилагане на ЗОП (ППЗОП), ролите в профила на организацията, лицата, които ще ги изпълняват и правата, с които ще е свързана дадената роля, трябва да са определени в акт на възложителя. В тази връзка се очаква от възложителите да издадат заповед, с която да определят описаните по-горе параметри. Изпълнението на заповедта, чрез извършване на необходимите действия в платформата, ще се осъществи от някой от администраторите.

Определянето на роли в профила на организацията е една от най-важните задачи при подготовката за работа с ЦАИС ЕОП. Ролите, които ще бъдат създадени, зависят изцяло от вътрешната организация на възложителя и задачите на отделните звена и служители, които произтичат от техните длъжностни и функционални характеристики. Не считам за правилно създадените роли да носят названието на дадено структурно звено. По-скоро ролите трябва да са създадени според функциите – напр. експерти по обществени поръчки, юристи, счетоводители, финансов контрольор и вътрешни одитори и др.

Един служител може да бъде присъединен към повече от една роля, като от всяка роля за него ще произтичат съответни права. Предоставените права от ролята на служителя се отразяват на функционалностите на платформата, които той може да достъпва и ползва. По тази причина за един служител при работа с платформата ще се появяват едни бутони, а при друг те ще липсват. Това е пряко свързано с правата, дадени на ролята, в която е присъединен конкретният служител. Така например служител, в чиято роля има правото да създава поръчки, при отваряне на секция „Поръчки“ ще вижда бутона „Създай“. Друг служител, в чиято роля има само право да вижда поръчки (напр. одитор), но не и да ги създава, при отваряне на секция „Поръчки“ няма да има бутон „Създай“.

Важно е да се отбележи, че ролите, за които стана дума до момента, се намират на ниво профил на организацията на възложителя. При наличие на създадена електронна поръчка в ЦАИС ЕОП, вече на ниво конкретна поръчка, ролите, които се отварят и разпределят, включително правата към тях са различни. Те обслужват хода на поръчката, а не процеса по възлагане като цяло.

Ако дадена роля се окаже неподходяща и трябва да отпадне, тя може да бъде изтрита от администратора. Това се прави през секцията с наименованието на съответната роля, раздел „Сигурност“, от бутона с трите вертикални точки и команда „Изтрий“.

Обобщение на действията

Ако могат да бъдат обобщени действията, които трябва да се извършат преди старта на задължителното възлагане с ЦАИС ЕОП, те са свързани със:

• създаване на профил на възложител в ЦАИС ЕОП;
• присъединяване на служители, чиито функции в организацията са свързани с подготовка, възлагане и контрол на обществени поръчки;
• добавяне на втори/следващ администратор;
• издаване на заповед за определяне на роли, права и служители в съответните роли;
• създаване на нови роли на ниво профил на организацията, разпределяне на присъединените служители в тях и присъждане на права съгласно заповедта на възложителя.

Препоръчителни действия за по-добра работа с ЦАИС ЕОП

Правилната работа с ЦАИС ЕОП предполага служителите, които ще работят основно по създаване на електронни обществени поръчки, да преминат поне едно първоначално обучение по тази тема, както и периодични последващи обучения с цел надграждане на знанията.

Необходимо е и запознаване с множеството материали за работа с ЦАИС ЕОП, достъпни на Портала за обществени поръчки – например Ръководство на възложителя, методически указания и инструкции на АОП.

От началото на 2020 г. АОП предостави достъп до тестови вариант на ЦАИС ЕОП, който е пълно копие на реалната платформа, която вече функционира. Целта е да се даде възможност за широко тестване на функционалностите с цел по-добро прилагане при същинска работа с ЦАИС ЕОП. Тестовата версия на платформата е достъпна на Портала за обществени поръчки – www2.aop.bg – ЦАЕС ЕОП – тестова среда, но използването й изисква първоначална регистрация, по подобие на тази, която се прави в реалната платформа.

През тестовата версия на платформата всеки възложител може да подготвя и стартира тестови поръчки, които се обявяват в специален тестови Регистър на обществените поръчки. Те не отразяват действителни възлагания и не пораждат правни последици. Създадените в тестовата среда електронни поръчки не могат да бъдат прехвърляни в реалната среда.

Изменение на Вътрешните правила за управление на цикъла на обществените поръчки

ЦАИС ЕОП несъмнено ще наложи актуализиране на вътрешните правила за управление на цикъла на обществените поръчки. Тази стъпка обаче не е предпоставка за работа с платформата. Дори напротив. По-правилно би било да бъде натрупан известен опит в електронното възлагане, за да могат в правилата да бъдат отразени правилно съответните стъпки и отговорностите на различните звена/лица във възлагателния процес.

Това накратко бяха някои практически съвети, чието изпълнение от възложителите може да спомогне за по-плавния преход от стандартно към електронно възлагане. Те могат да се използват не само от групата възложители, които все още не прилагат ЦАИС ЕОП, а и от тези, за които възлагането на електронни поръчки вече е ежедневие.

Мариана КАЦАРОВА, юрист, експерт по обществени поръчки