Електронните магазини – законова уредба и изисквания на счетоводното и данъчното законодателство

Електронната търговия навлезе в последните години с бързи темпове в стопанския оборот. Появяват се различни форми като опити за разширяване на приложното поле и повишаване ефективността от дейността. Наред с най-разпространените форми на електронни магазини, вече се появяват електронни молове и електронни аукциони. Електронните магазини показаха вече своите предимства, доколкото ги имат, но все още има въпроси, които търсят своето решение. В общи линии те са свързани с особеностите на е-магазините, специфичния ред за документиране на продажбите, приходите и разходите. Засега това все още е непълно решено, защото няма цялостно третиране на темата, а са уредени само отделни аспекти от нея, и то предимно в Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) – по отношение на касовите апарати, а също и в Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин (Наредба № Н-18 от 2006 г.). Явно, необходимо е правната рамка на тази дейност да уреди цялостно и обективно всички въпроси, свързани с електронната търговия като нова, бързоразвиваща се и без аналог дейност. Това ще улесни работещите в този сектор и отношенията му с държавните органи за контрол.

Нормативна уредба

Правната рамка за дейността на електронните магазини, доколкото е разработена, ползва уредбата на електронната търговия:

• Закона за електронната търговия;
• Закона за електронните документи и електронния подпис;
• Закона за платежните услуги и платежните системи;
• отделни текстове в Наредба № Н-18 от 2006 г.

Следва да отбележим и ролята на Директива 2000/31/ЕО от 2000 г.

Във връзка с третирането на електронните магазини се използват и други понятия, като синоними: „интернет магазин“, „онлайн магазин“, „е-магазин“.

В приложимата счетоводна база – МСС и НСС, няма специални правила за уреждане на дейността на електронните магазини. Това налага да се прилагат общите постановки, като се внимава за приложимостта на отделните правила.

За данъчни цели могат да се ползват разпоредбите на всички данъчни закони в зависимост от характера на съответните продажби. Приложение могат да намерят общи постановки от Закона за митниците, Търговския закон, Валутния закон и Закона за защита на потребителите. Напоследък, с разрастването на електронните магазини като форма на търговия с използване на наложения платеж за разплащане, се установи и се разширява връзката със Закона за пощенските услуги, който третира наложения платеж. На този въпрос ще се спрем по-подробно при разплащанията на продажбите на електронните магазини.

Изисквания за ЗДДС и Наредба № Н-18 от 2006 г. по отношение на лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин

1. Изисквания на ЗДДС

С ал. 4 на чл. 118 ЗДДС е предвидено министърът на финансите да издаде наредба, с която да се определят: изискванията към софтуера за управление на продажбите в търговските обекти (СУПТО) и към производителите, разпространителите и ползвателите на такъв софтуер, както и към лицата, извършващи продажби чрез електронен магазин (ал. 4, т. 8 на чл. 118 ЗДДС).

Във връзка с промените в ал. 4, т. 8 на чл. 118 ЗДДС са направени изменения и допълнения на чл. 52м и чл. 52н от Наредба № Н-18 от 2006 г.

По повод посочените промени в чл. 118, ал.4, т. 8 и в Наредба № Н-18, в § 1 от ДР на ЗДДС са включени две нови определения: по т. 84 „софтуер за управление на продажби в търговски обект“ (СУПТО) и по т. 85 „производител на софтуер за управление на продажби в търговски обект“.

„Електронен магазин“ е софтуер, достъпът до който се осъществява през интернет при използване на уеб-браузер или мобилно приложение и чрез който се извършва продажба на стоки/услуги посредством сключване на договор от разстояние по чл. 45 от Закона за защита на потребителите, като се предоставя възможност за избор от клиента на стоки/услуги чрез потребителска кошница или по друг начин, както и за предоставяне на информация за контакт с купувача, адреса на доставчика и метода на плащане.

Това определение допълва и подобрява определението от 2018 г. Важно е да отбележим, че продажбите на електронния магазин се третират като продажби по „договор от разстояние“. Това е важно във връзка с разплащането и документирането с касови бележки.

Разпоредбата на ал. 3 от чл. 118 ЗДДС е допълнена с ново изречение, което е в сила от 01.01.2019 г. То има следния текст: „В случаите на продажби на стоки или услуги чрез електронен магазин фискалният/системният бон, регистриращ продажбата, може да се генерира в електронен вид и автоматично да се предостави на електронен адрес на получателя, без да се издава хартиен документ, по ред и по начин, определени с наредбата по ал. 4.”

Този текст внася ново, качествено различно третиране по въпроса за издаване и предоставяне на касовия бон на получателя. До промяната с този текст наредбата изискваше касовият бон да се предоставя на получателя на стоката при нейната доставка и плащане от получателя, т.е. касовият бон се издаваше предварително и се предаваше със стоката на куриерската служба, за да го предаде на получателя при осъществяване на наложения платеж. Евентуални промени и грешки, недоставяне, отказ, рекламации и прочее налагаха бонът да се сторнира и да се издава нов. Това създаваше проблеми и нарушаваше реда, установен с наредбата.

Новата възможност, произтичаща от допълнението на ал. 3 на чл. 118 ЗДДС, решава тези въпроси, включвайки електронната поща активно, като отменя хартиения носител, т. е. променя съществено и рационално досегашната организация.

От 10.12.2019 г. е в сила още една промяна чрез чл. 3а, която също заслужава внимание. Тя се отнася за случаите на неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта за продажба на стоки и услуги. За тези случаи се допуска, вместо фискален бон да се издава и доставя на получателя по електронен път документ, който не е издаден от фискално устройство. Условията и редът за издаването на документа и предоставяне на данни от него в НАП се определят с наредбата по чл. 118, ал. 4 (Наредба № Н-18 от 2006 г.).

2. Изисквания на Наредба № Н-18 от 2006 г. за привеждане в съответствие с измененията и допълненията на чл. 118 ЗДДС

Към чл. 3 от наредбата е включена нова ал. 16, в сила от 29.03.2019 г., която кореспондира с промените, направени в ал. 3 на чл. 118 ЗДДС. Няма да цитираме целия текст, но ще отбележим, че се включва същата възможност фискалният бон да се генерира по електронен път и да се предоставя на електронен адрес на получателя. Данни на хартиен носител не се формират. Лицето, което издава електронния бон, е длъжно да съхрани данни за доказване на изпращането му. Изрично е отбелязано, че фискален бон в електронен вид може да се издава само за регистриране и отчитане на продажби чрез електронен магазин.

В Наредба № Н-18 от 2006 г. се създава нова глава VІІг.

В нея са включени два члена със сравнително обемен текст. Затова няма да ги цитираме, а само ще отбележим, че с чл. 52м се уреждат изискванията към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин. Изискванията са за подаване на информация преди започване на дейност чрез електронен магазин, както и при промяна на дейността или при прекратяване на дейността на електронен магазин. За информацията, която трябва да се подаде, се ползва специалното Приложение № 33 към наредбата. С посочената норма на чл. 52м се уреждат и случаите на установено несъответствие в подадената информация, сроковете за отстраняване и подаване отново, както и задълженията за съхраняване на информацията при условията на чл. 38, ал. 1 ДОПК (съгласно чл. 52н от Наредба № Н-18 от 2006 г.).

Всяко лице, което има намерение да открие електронен магазин или има вече такъв, трябва да се запознае внимателно с разпоредбата на чл. 52м от Наредба № Н-18 от 2006 г.

Относно вида и сроковете за подаване на информация – задължените лица следва да подготвят същата с Приложение № 33 и да я подадат, като се има предвид, че обемът на информацията не е малък.

ВНИМАНИЕ! Когато едно лице извършва продажби чрез повече от един електронен магазин, информацията се подава отделно за всеки електронен магазин, съгласно чл. 52м, ал. 2 от наредбата.

Тук ще припомним, че лицето, което извършва продажби чрез електронен магазин, трябва да създаде условията, които се изискват от закона за защита на личните данни и да осигури достъп до документацията на електронния магазин за проверка от компетентните органи.

Счетоводно отчитане

1. Същност на е-магазина като обект на счетоводно отчитане

Електронният магазин може да се разглежда:

• от гледна точка на маркетинга;
• с оглед спецификата на неговата търговска дейност;
• като витрина на офлайн магазин, представена чрез интернет, която може да приема заявки за покупки на стоки/услуги, с посочени цени в каталог.

Освен това следва да отбележим, че системата дава възможност на клиента да използва различни способи за разплащане и да направи избор за начина, по който да му бъде доставена стоката.

От техническа гледна точка е-магазинът може да са представи като многофункционален програмен модул, вграден в уебсайт, с цел продажби на стоки, услуги и продукция чрез интернет.

Има и редица други определения на е-магазина, но нашата цел е да го класифицираме от гледна точка на и в зависимост от начина на придобиване, собствеността, вида на продажбите, начина на разплащане и вида на стоките, които предлага. Всеки от тези „показатели“ може да се раздели на други съставни части относно: вида на проекта, вида разплащане, вида брандове стоки и прочее.

При сравнителен анализ на един офлайн магазин и един е-магазин (онлайн магазин) ще видим някои предимства на последния. Това ще ни насочи към изискванията на организацията за отчитане. Не бива да се пропуска една тенденция, която се появява напоследък – съчетаване на онлайн магазин с офлайн магазин (известната верига магазини на „Амазон“. например). Голямото разнообразие на е-магазините е от значение за организацията на синтетичното и аналитичното отчитане, а разграничаването на офлайн и онлайн дейността – от значение за документооборота, за разпределението на общите разходи, ползване на гаранции и пр.

2. Отчитане на разходите по организация на дейността на е-магазина

При отчитане на разходите за тази дейност на е-магазините трябва да се имат предвид следните отчетни обекти:

• Изграждане на уникално софтуерно решение – то трябва да стане съобразно характерните особености на е-магазина.

Общоприето е, че за да се създаде и да функционира ефикасно един е-магазин, той трябва да съдържа четири основни елемента, които са свързани помежду си, а именно: електронна витрина, система за поръчки, система за разплащане и система за доставки.

Разходите по тези четири модула формират цената на придобиване на елин програмен продукт, който можа да се отчита като дълготраен нематериален актив. Този актив се отчита по правилата на СС 38 – Нематериални активи, и чрез сметките от група 21 Дълготрайни нематериални активи, респективно сметка 214 Програмни продукти, или друга сметка от група 21, ако уебсайтът е нает. Този актив се амортизира според приетата амортизационна политика на предприятието, като може да се извършват последващи разходи за него чрез модернизация или подобрение, като при това се отчита дали уебсайтът е собствен или нает.

По този въпрос има и друго мнение: след като сайтът се използва като „витрина“, то разходите за него би следвало да се извършват като текущи разходи за реклама. Софтуерът може да се отчита като дълготраен амортизируем актив от ІV категория по реда на чл. 55 ЗКПО.

Кой подход ще приеме и прилага предприятието, е въпрос на неговата счетоводна политика. Считаме, че от технологична гледна точка е-магазинът е многофункционален програмен продукт, който би следвало да се отчита като дълготраен нематериален актив и да се амортизира според прилаганата от предприятието амортизационна политика.

• Закупуване на сайт – същият е базиран на готов софтуер. Следва да се отчита като дълготраен нематериален актив, с всички присъщи действия за амортизиране, подобрения и поддържане, съобразно приетите насоки в счетоводната политика.
• СААС решение – модерно решение, подходящо за малките и средните предприятия. Издържа се на абонамент с месечна такса, а таксата се отчита като текущ приход по сметка 703 Приходи от продажби на услуги.
• Разходи за домейн, за хостинг, за съдържанието на уебсайта – въпросът за тези разходи възниква при създаване на е-магазин и е в зависимост от използването на съответните системи. Възприето е тези разходи да се отчитат като текущи разходи по сметките от група 60 Разходи по икономически елементи, но има изключения, при които разходите се капитализират – когато има намерение проектът да се продава или разходите са част от изграждането на проект за е-магазин. Ако съдържанието на уебсайта е свързано с реклама на стоки, следва да се отчитат текущи разходи за реклама. Освен това, ако се извършват разходи за обновление и търсачки, за текущ преглед и анализ на работата на сайта, те също следва да се отчитат като текущи разходи.

3. Разходи за търговската дейност

Тук спадат различни видове разходи като:

• разходи за експедиране, транспортиране и получаване на поръчаните стоки от клиентите. За изпълнение на тези задачи е-магазинът може да ползва своя собствена транспортна мрежа, да ползва услуги на куриерска служба, да изпраща поръчките по пощата и прочее. При изпълнението на тези дейности са особено важни две неща: да се получават поръчките в срок от клиентите и действията, свързани с доставките, да се извършват по възможно най-ефективен начин, надлежно документирани, като при необходимост могат да се разграничават от разходите за офлайн магазин (ако собственикът на е-магазин има и такъв) или да се разпределят между него и онлайн магазина правилно. В крайна сметка е важно как ще се формира цената на доставката. Би било полезно в правилата на счетоводната политика да се включат правила за разпределение на общите разходи. Тези разходи обикновено се отчитат като текущи разходи чрез сметка 602 Разходи за външни услуги;
• разходи за маркетингови услуги, които бихме могли да групираме в няколко групи: за активност на сайта, за платена реклама, за дълросрочни маркетингови активности – оптимизиране за търсачки, разходи за РR, разходи за изграждане на онлайн репутация, активност в социалната мрежа. Тези разходи се отчитат като текущи чрез сметките от група 60 Разходи по икономически елементи, като се документират с договори, сметки, фактури, отчети и пр. При този вид разходи има плащания към физически лица и следва да се внимава при прилагането на ЗДДФЛ, удържането на данък върху дохода и изпълнение на всички изисквания от собственика на е-магазина като осигурител;
• разходи за афилиейт маркетинг. По същество това понятие определя форма на сътрудничество между търговци, които продават онлайн, от една страна, и собственици на сайтове, наричани уебмастъри, от друга страна, които поместват на сайтовете си връзки към сайтовете на търговците. За тези услуги търговците заплащат на уебмастърите определена сума, фиксирана за всеки получен клиент, или в процент от реализираните продажби. В практиката има трети лица, които набират по този начин клиенти и така се формира цяла „афилиейт мрежа“. Тази мрежа може да посредничи между търговците и лицата от афилиейт мрежата. За тези услуги плащанията са разход за търговците и приход за афилиейтите. Те се отчитат по общия ред за съответната дейност;
• КликБанк е онлайн платформа, където се продават информационни продукти и се създават партньорски програми за продуктите. По този начин се насърчават продажбите в онлайн магазини на конкретен търговец. Ако се реализират обороти чрез платформата, търговците й заплащат комисиона, която отчитат като текущ разход;
• разходи за рекламации и гаранционно обслужване. Препоръчително е те да се отчитат по видове стоки и услуги.

4. Отчитане на приходите от продажби

Търговската дейност на е-магазините може да се определи като „разносна търговия“. Поръчаната стока може да се достави чрез собствена транспортна мрежа или чрез куриерска служба, или чрез пощите.

Когато поръчката се предава чрез куриерска служба на куриера, а той я предава на получателя, със стоката се издава фактура (с ДДС) и касов бон, ако плащането е в брой – гаранционна карта. Клиентите на е-магазините, в голямата си част, са физически лица, които не изискват фактура (чл. 113, ал. 6 ЗДДС). Тогава как ще се защитят интересите на получателите, ако има рекламация и необходимост от гаранционно поддържане?

Подходяща форма в тези случаи е способът за доставка „наложен платеж“. Тази форма заема все по-голям обем от разносната търговия. Последните промени в ЗДДС (чл. 118) и в Наредба № Н-18 улесняват допълнително отношенията с получателите, като създават възможност касовият бон да се генерира в електронен вариант без хартиен носител, като се изпраща също по електронен адрес на получателя. Така се избягват различия по доставката, сторно на касовия бон и издаване на нов за точната сума и пр.

Наложеният платеж е приравнен на разносна търговия (вж. писмо № 243-45-58 от 19.02.2008 г. на НАП), тъй като извършва доставки на стоки и услуги извън територията на търговския обект, по поръчка. Наложеният платеж не попада в изключенията по чл. 3 на Наредба № Н-18/2006 г. и следователно трябва да се издава касов бон за всяка продажба в брой, който бон да се предава на получателя на поръчката чрез куриерската служба. Промените на чл. 118 ЗДДС и в Наредбата дават възможност да се издава/генерира касов бон дори и когато при изпълнение на поръчката не е ясно как ще става плащането.

5. Разплащания с клиенти

За улеснение на клиентите е-магазините прилагат различни форми на заплащане от тях на поръчаните стоки, като: частично предплащане окончателно плащане при доставката, разсрочено плащане, лизинг. Освен това плащането може да бъде: в брой, с наложен платеж, с банков превод, онлайн банкиране, дебитни и кредитни карти и пр. Подробната аналитична отчетност, свързана с приходите, е условие за поддържане добри финанси и добри отношения с клиентите. Ще отбележим, че в някои държави отделни търговски предприятия приемат криптовалута, но нито една държава не е узаконила такава валута. Вече се наброяват над 200 вида криптовалути. От операции с нея може много и бързо да се спечели, но и много да се загуби. Трябва внимателно да се оперира. Ще добавим и възможността за разплащане чрез „платформи“. Такава твърде известна е платформата „РауРаl“. Тя има безспорни предимства за бързина и евтини разноски при транзакциите, с голяма сигурност. По въпроса за характера на системата може да се види становище на НАП с изх. № 24-35-8/1 от 31.05.2017 г.

Данъчни аспекти

Известно е, че е-магазините работят с „широка“ палитра от стоки и услуги. Това определя по-широкия кръг от нормативни актове, които се ползват и трябва да се познават и прилагат.

Така например трябва да се получат по съответния ред разрешителни за търговия със стоки, за които се прилагат режими; е-магазинът да се регистрира по съответна капиталова форма на Търговския закон; фирмата да се регистрира по ЗДДС (задължително или по избор); да се направи регистрация при продажба на сребърни и златни бижута; или да се извади разрешително за продажба на алкохол и тютюневи изделия, и т. н.

ВАЖНО: Е-магазинът трябва задължително да публикува на страницата си в интернет информация за сключване на договор, формиране на цена, връщане на стока, ползване на гаранция и прочее, във връзка със Закона за защита на потребителите.

При осъществяване на дейността си е-магазинът трябва да има предвид и точно да спазва разпоредбите на чл. 118 от ЗДДС, както и на чл. 3, чл. 25, чл. 52м, чл. 52н от Наредба № Н-18 от 2006 г.

Евгени РАНГЕЛОВ, магистър по финанси